protokollieren – alles zum Thema Sitzungsprotokoll

Ein Protokoll ist vergleichbar mit einem Dokument, das bei allen wichtigen Sitzungen verfasst wird. Die meisten Menschen kennen ein Protokoll, das während einer Gerichtsverhandlung oder schon bei einem Hauskauf geschrieben wird.

Alle Handlungen, die während eines bestimmten Zeitraumes gemacht oder gesagt werden sind in einem Protokoll festzuhalten, auch Vorgänge werden aufgeschrieben, damit hinterher alles nachgelesen werden kann oder es kann auch als eine Art Gedächtnisstütze gesehen werden.

Wie wird ein Protokoll geschrieben?

Wichtig sind sogenannte Sitzungsprotokolle, hier können es Beschlüsse sein, die festgehalten werden müssen oder es werden Aufgaben vereinbart. Es wird ebenso festgehalten, ob es bestimmte Zeiträume gibt, in denen etwas erledigt sein muss.

Wie Protokolle heute geschrieben werden ist eigentlich egal, es kann auf die klassische Art mit einem Schreiber und Papier sein oder es wird ein Laptop zur Hilfe genommen, allerdings muss die schreibende Person tüchtig in die Tasten hauen können. Nur selten fungieren Aufnahme Geräte, denn diese können während dessen ihren Geist aufgeben.

Wer sich eines Blockes bedient, um Protokolle festzuhalten, sollte sich wegen der richtigen Orientierung die Seiten nummerieren.

Der Aufbau

Ein Protokoll sollte folgendermaßen aufgebaut sein: An oberster Stelle sollte der Kopf sein, mit dem entsprechendem Datum, sowie dem Sitzungsort und der Teilnehmerzahl. An zweiter Stelle folgt das Thema, das während der Sitzung besprochen werden soll.

Falls es sie gibt folgen die Tagesordnungspunkte, sowie in Stichworten Anmerkungen der Teilnehmer. Der Protokollschreiber darf ruhig Abkürzungen verwenden, wenn er sich später daran erinnert, was sie heißen sollen. Ausgeschrieben werden sollten Namen der Teilnehmer, das ist wichtig, wenn die Person persönlich nicht bekannt ist.

Zwischen den einzelnen Punkten sollte entsprechender Abstand gelassen werden, damit etwas eingefügt oder ergänzt werden kann. Das Protokoll sollte so sachlich wie möglich und kompakt sein. Das Protokoll sollte am Ende der Sitzung noch einmal laut verlesen werden, somit hat ein Teilnehmer die Chance etwas Gesagtes im Nachhinein richtig zu stellen.

Unterschiedliche Arten von Protokollen

Drei unterschiedliche Arten von Protokollen sind bekannt. Das ist zum einen das Verbalprotokoll, das in einer Gerichtsverhandlung angewendet wird. Hierbei wird jedes Wort mit dem genauen Wortlaut wiedergegeben.

Zum anderen gibt es das Verlaufsprotokoll. Das sich vom Verbalprotokoll abhebt, weil es nicht der genaue Wortlaut sein muss. Einen chronologischen Verlauf sollte es auf jeden Fall aufweisen.

Die letzte Art ein Protokoll zu verfassen ist das Ergebnisprotokoll. Hierbei werden spezielle Ergebnisse einer Sitzung oder Tagung festgehalten, die mündlich formuliert wurden.

Protokolle dürfen auf verschiedene Arten geschrieben werden, so ist es auch möglich, ein Verlaufs- und Ergebnisprotokoll zusammen zu fassen.

Welchem Zweck dient ein Protokoll?

Ein Protokoll ist wichtig, damit Informationen von einem abgeschlossenen Vorgang nicht verloren gehen. Es dient aber auch dazu festzustellen, welche Personen anwesend waren und an welchem Tag eine Sitzung oder Tagung stattgefunden hat.

Ein Protokoll soll bestimmte Ereignisse dokumentieren, hierbei ist es egal, ob es sich um eine Gerichtsverhandlung oder ein Seminar gehandelt hat. es ist wichtig damit eventuelle Ergebnisse nicht verloren gehen und das Schriftstück kann ebenso Klarheit schaffen.

Gerade für diejenigen, die nicht an dem Treffen teilnehmen konnten, ist ein Protokoll umso wichtiger, denn es klärt darüber auf, welche Themen an der Tagesordnung waren und zu welchen Ergebnissen die anderen Teilnehmer gekommen sind. Zudem gelten zum Beispiel Gerichtsprotokolle auch zur Beweiskraft.

Wofür gibt es Protokolle?

Protokolle können sehr wichtig sein, wenn Beweise geliefert werden müssen. Da das Schreiben von einem solchen Schriftstück etwas aufwendig erscheint, meinen viele es sei gar nicht nötig, aber das ist ein Trugschluss, ein richtig geschriebenes Protokoll kann viele Vorteile bringen.

Ein Protokoll ist nicht nur eine Art Dokumentation, sondern es liefert bestimmte Abläufe, Handlungen und hält wie schon erwähnt, erzielte Ergebnisse fest. Generell bei Workshops kann ein Protokoll dazu dienen, Aktivitäten und Mitarbeiter in einem Unternehmen zu steuern.

Protokolle beinhalten zudem Notizen, Anmerkungen und Berichte, die zu einem späteren Zeitpunkt Verwendung finden können. Sie sind deshalb nicht nur eine gute Gedankenstütze, sondern sie liefern alle Informationen, die während eines Meetings stattgefunden haben.

Funktion von einem Protokoll

Protokolle sollten bei allen wichtigen Zusammenkünften auf der Tagesordnung stehen. Sie sind eine Niederschrift von Gesagten und sie können aufzeigen, wo etwas im Argen liegt. Protokolle können sogar bei Streitigkeiten helfen, die Wahrheit aufzudecken, denn Wochen später wird sich kaum jemand erinnern, was bei einer Sitzung alles gesagt oder vereinbart wurde.

Ein Sitzungsprotokoll sollte als ein Dokument angesehen werden, das auch zur Leistungsbeurteilung dienen kann. Das braucht nicht nur zwischen einzelnen Abteilungen zu sein, sondern gerade im Umgang mit Kunden; Lieferanten oder Partnern.

Hier noch einmal unterschiedliche Arten von Protokollen:

  • Wortprotokoll ( Alles was ge- und besprochen wird, wird wörtlich aufgeschrieben)
  • Verlaufsprotokoll ( Alles was gesprochen wird, braucht nicht wörtlich, sollte aber sinngemäß wieder gegeben werden)
  • Ergebnis- oder Beschlussprotokoll ( Es werden nur erlangte Ergebnisse, Vereinbarungen oder Entscheidungen protokolliert)
  • Ausführliches Ergebnisprotokoll ( es werden speziell Ergebnisse und wichtige Beiträge formuliert)
  • Kurzprotokoll (Das kann sowohl eine Telefonnotiz, als auch eine Aktennotiz oder eine Besprechungsnotiz sein. Auch ein Vermerk in einer Kartei oder Kundenkarte ist hierbei möglich)

Protokoll schreiben leicht gemacht

Derjenige, der auserwählt wurde ein Protokoll zu schreiben hat keine leichte Aufgabe und darum wird sich auch niemand danach reißen es freiwillig zu machen. Protokolle schreiben erfordern höchste Aufmerksamkeit und dem eigentlichen Thema folgen muss der Schreiber zudem auch noch.

Es gibt jedoch einige Punkte, die das Schreiben etwas leichter machen, denn es geht bei einem Protokoll lediglich darum, die wichtigsten Punkte und Eckdaten festzuhalten. Protokolle können ihren Sinn erfüllen, auch wenn sie nur eine Zusammenfassung sind. Es ist nur nötig, wichtige Ergebnisse aufzuschreiben. In einem Protokoll sollten nur die wesentlichen Bestandteile übersichtlich erwähnt werden.

Mit einem gekürzten Protokoll ist es ebenso möglich, nicht anwesende Teilnehmer über den Inhalt einer Sitzung aufzuklären auch eventuelle Ergebnisse können so nachvollzogen werden. Wer ein Protokoll schreiben soll, sollte sich im Vorfeld erkundigen, welche Detailtiefe nötig ist.

Manche Sitzungsleiter legen eventuell keinen Wert auf Namen und so kann schon einmal wertvolle Zeit eingespart werden. Es ist auch möglich vor Beginn einer Sitzung sich eine Agenda dazu zu besorgen, so kann sich der Protokollschreiben schon vorab informieren.

Auch wenn ein Protokoll kein Wunderwerk geworden ist, es kann nachträglich noch bearbeitet werden. Das Augenmerk sollte jetzt aufs Umformulieren, Zusammenfassen und Formatieren liegen.